Infolinia dla firmy: numer, menu, kolejka i agent AI w jednym miejscu

Co to jest infolinia dla firmy?

Infolinia to numer telefonu, pod którym klient dostaje informację albo pomoc: słyszy powitanie, wybiera sprawę, czeka w kolejce i rozmawia z konsultantem. Taką infolinię ma sklep z pytaniami o zamówienia, serwis, biuro rachunkowe czy gabinet — niekoniecznie duże call center.

Własna infolinia składa się z kilku elementów: numeru, scenariusza połączenia, ludzi albo agenta AI, którzy odbierają, oraz statystyk, które pokazują, czy klienci dostają pomoc. Wszystkie te elementy ustawiasz w TeleHalo w jednym panelu.

Taka infolinia sprawdza się w małych i średnich firmach, które chcą, żeby klient zawsze trafił na właściwą osobę, ale nie mają budżetu na własny dział obsługi. Zespół może być niewielki: reszta spraw trafia na pocztę głosową, do agenta AI albo na listę oddzwonień.

Jak założyć infolinię dla firmy krok po kroku?

1. Numer. Zamów numer stacjonarny albo komórkowy VoIP w panelu albo przekieruj obecny numer firmy na centralę.
2. Powitanie. Wpisz tekst, a centrala przeczyta go naturalnym głosem, albo wgraj własne nagranie.
3. Wybór sprawy. Użyj menu tonowego („wciśnij 1”) albo klocka „Rozpoznaj sprawę (AI)”, w którym klient mówi własnymi słowami.
4. Grupy dzwonienia. Połącz osoby w zespoły, np. „Sprzedaż” i „Serwis”, i wskaż, czy dzwonią naraz, czy po kolei.
5. Kolejka. Dodaj poczekalnię z muzyką i informacją o miejscu w kolejce.
6. Godziny pracy i święta. Ustal, co się dzieje poza godzinami, w przerwie obiadowej i w polskie święta.
7. Sprawdzenie. Przejdź ścieżkę w symulatorze i zadzwoń na swój numer.

Dobrze jest zacząć prosto: jedno powitanie, trzy–cztery opcje i jedna grupa dzwonienia na każdą. Zbyt długie menu męczy klientów, a poprawić scenariusz możesz w każdej chwili. Każdy zapis to wersja, do której wrócisz, jeśli zmiana się nie sprawdzi.

Menu, rozpoznawanie sprawy czy agent AI — co wybrać?

	Menu tonowe	Rozpoznaj sprawę (AI)	Agent AI
Jak klient wybiera	wciska klawisz	mówi własnymi słowami	prowadzi rozmowę
Co robi system	kieruje według wciśniętej opcji	wybiera ścieżkę na podstawie wypowiedzi	odpowiada z wiedzy firmy, umawia wizyty, przyjmuje wiadomość
Dobre, gdy	opcji jest kilka i są oczywiste	klient nie wie, którą opcję wybrać	sprawy się powtarzają albo nikt nie odbiera
Przełączenie do człowieka	do wybranej osoby lub grupy	do wybranej osoby lub grupy	gdy klient prosi albo sprawa wymaga konsultanta

Możesz połączyć wszystko w jednym scenariuszu: w dzień menu i konsultanci, po godzinach agent AI. Podstawy menu opisuje artykuł co to jest IVR, a o agencie przeczytasz na stronie agent AI odbiera telefony.

Numer infolinii

TeleHalo nie oferuje numerów 800 ani 801. Infolinię prowadzisz na zwykłym numerze stacjonarnym albo komórkowym VoIP, który dla klienta kosztuje tyle, co połączenie z takim numerem. Orientacyjnie, według cennika operatora: numer stacjonarny ok. 1 zł miesięcznie (aktywacja ok. 10 zł), numer komórkowy z SMS ok. 16 zł miesięcznie (aktywacja ok. 20 zł).

Jeśli masz już numer u innego operatora VoIP, podłączasz go przez SIP albo przekierowujesz na centralę. Infolinia nie musi kończyć się na rozmowie — z numeru komórkowego w TeleHalo możesz wysyłać i odbierać SMS-y, więc klient dostanie np. link albo przypomnienie także na piśmie. Możesz też mieć kilka numerów — np. osobny dla serwisu i dla sprzedaży — z własnym scenariuszem każdy.

Kolejka, godziny pracy i oddzwonienie

Gdy wszyscy konsultanci rozmawiają, klient trafia do poczekalni z muzyką i informacją o miejscu w kolejce. Dla osób, które nie chcą czekać, na stronie firmy może działać widget „Oddzwonimy”: klient zostawia numer, a centrala łączy go z zespołem.

Godziny pracy decydują, którą drogą pójdzie połączenie. Po godzinach agent AI może przyjąć wiadomość i zapisać podsumowanie, a rano zespół widzi, kto dzwonił i w jakiej sprawie. Przy nieodebranych połączeniach pomaga też powiadomienie o nieodebranych.

Statystyki infolinii

Panel pokazuje odebrane i nieodebrane połączenia, czas oczekiwania, godziny szczytu i koszty. Analityka scenariusza dodaje coś więcej: gdzie klienci się rozłączają, które opcje menu wybierają najczęściej i jak wygląda przebieg połączenia klocek po klocku. Na tej podstawie poprawiasz menu albo zmieniasz liczbę osób w grupie.

Kilka pytań, na które odpowiesz samymi statystykami: o której godzinie dzwoni najwięcej osób, ile połączeń zostaje bez odpowiedzi i czy klienci rezygnują w poczekalni. Gdy widzisz, że wielu klientów rozłącza się już na pierwszym menu, możliwe, że jest za długie albo opcje są niejasne — dane pokazują, co dzieje się w Twojej firmie, a Ty decydujesz, co zmienić.

Jak działa infolinia w TeleHalo?

Klient dzwoni na numer infolinii, centrala uruchamia scenariusz, sprawdza godziny pracy i prowadzi połączenie przez menu lub rozpoznanie sprawy do grupy dzwonienia, poczekalni, poczty głosowej albo agenta AI. Rozmowa trafia do historii, a statystyki aktualizują się na bieżąco. Wszystko działa w wirtualnej centrali bez sprzętu w biurze.

Uczciwie o becie

TeleHalo jest w becie. Centrala może mieć przerwy i błędy, a agent AI może się pomylić, więc zostaw sobie zapasową linię i sprawdzaj pierwsze rozmowy. TeleHalo nie obsługuje połączeń z numerami alarmowymi. Szczegóły w Regulaminie bety.

Podsumowanie

Infolinia dla firmy w TeleHalo to numer, scenariusz z menu albo rozpoznawaniem sprawy przez AI, grupy dzwonienia, kolejka, godziny pracy i agent AI po godzinach. Całość ustawiasz w przeglądarce, a statystyki pokazują, czy klienci dostają pomoc. Numerów 800/801 nie ma w ofercie, ale infolinia na numerze stacjonarnym albo komórkowym VoIP działa tak samo. W becie korzystasz bezpłatnie.